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La montagna, un saggio e l’arte perduta delle riunioni che valgono.

Sebastiano Zanolli
Sebastiano Zanolli
28 marzo 2025
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La montagna, un saggio e l’arte perduta delle riunioni che valgono.
C’è qualcosa di magico nell’aria di marzo in montagna. Quel momento sospeso in cui la natura si prepara al risveglio. Roberto cammina davanti a me. Settantacinque anni, una postura che non concede nulla all’età, quarant’anni da manager e ora consulente per decine di aziende e mentore anche per me.
“Sei troppo silenzioso,” mi dice all’improvviso. “Pensavo alle riunioni,” rispondo. “Anche ieri. Due ore buttate”.
Si volta con quel sorriso che conosco bene. “Con tutto quello che è cambiato nel mondo del lavoro, le riunioni efficaci si gestiscono ancora come un tempo?”
L’aria fresca ci avvolge. Silenzio. “Sebastiano, se una riunione è utile, le regole non cambiano. Mai.” “Ti dico una cosa,” continua. “In tanti anni ho visto cambiare tutto. Ma sai cosa è rimasto identico? Il tempo. Ventiquattr’ore al giorno.” Mi siedo su un masso, lui fa lo stesso.
“Se una mail basta, annulla la riunione,” dice. “Un meeting serve a collaborare, non a trasmettere informazioni. Se devi solo aggiornare, un’email è più efficace.”
“Ogni punto all’ordine del giorno deve iniziare con un verbo. ‘Progetto X’ non dice nulla. ‘Decidere la roadmap del Progetto X’ rende chiaro l’obiettivo, inoltre l’agenda non è del capo, è del team. Coinvolgerli significa responsabilizzarli. Non sei un monarca, sei un direttore d’orchestra.” Il vento muove i rami degli alberi intorno a noi.
“Mai più di tre temi in un’ora. Se c’è troppa carne al fuoco, non concluderai nulla e fai in modo che i materiali girino sempre prima,” “Si inizia e si finisce puntuali. Chi rispetta gli orari rispetta le persone.” Riprendiamo il cammino.
“Scrivi solo le decisioni chiave e i compiti assegnati. Il resto è rumore che disturba.” “Fai parlare tutti, bilancia gli interventi. Le idee migliori vengono spesso da chi parla meno.”
“E infine, non chiudere mai una riunione con un vago “ci siamo capiti”. È un errore fatale dare cose per scontato. Chiedi invece a ogni partecipante di ripetere ad alta voce le proprie azioni: ‘Io farò X entro lunedì’, ‘Io contatterò Y entro mercoledì’. Avrai certezza che tutti escono con la stessa comprensione delle decisioni prese.”
“Quindi queste regole valgono ancora.” Si ferma, mi guarda. “Finché il tempo sarà prezioso, queste cose non cambieranno mai.”
La vista si apre sulla vallata. Non è ancora primavera piena, ma si intuisce che ormai è qui. “La tecnologia può cambiare tutto, ma non può cambiare le persone. E le riunioni sono fatte di persone.” “Sai qual è la grande differenza tra chi subisce le riunioni e chi le domina?” “Quale?”
“È tutta questione di coraggio. Il coraggio di dire: questa riunione non serve. Il coraggio di alzarsi e dire: abbiamo finito. A settantacinque anni ho imparato che la cosa più difficile non è gestire il tempo, ma avere il coraggio di rispettarlo.”
E capisco che non stavamo parlando solo di riunioni.

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L'autore

Sebastiano Zanolli

“Fare raggiungere ad individui e squadre i propri obiettivi professionali, mantenendo la propria umanità” è la ricerca e la sfida che Sebastiano Zanolli si è dato negli ultimi 25 anni e che continua ad approfondire. Un caso abbastanza raro di formatore che continua testardamente a lavorare in azienda fondendo la pratica con la teoria. Nato nel 1964, dopo la laurea in Economia presso l’Università Ca’ Foscari, ha maturato esperienze significative in ambito commerciale e marketing, ricoprendo posizioni di responsabilità crescente: ha occupato i ruoli di Product Manager, Brand Manager, Responsabile Vendite, Direttore Generale ed amministratore delegato di brand di abbigliamento in aziende come Adidas e Diesel. Si è occupato di politiche di Employer Branding come consulente di Direzione e presta la sua opera sulle strategie e progetti di Heritage Marketing. È autore di 7 volumi di grande successo: “La grande differenza” (2003), “Una soluzione intelligente” (2005), “Paura a parte” (2006), “Io, società a responsabilità illimitata” (2008), “Dovresti tornare a guidare il camion Elvis” (2011), “Aveva ragione Popper, tutta la vita è risolvere problemi” (2014), “Risultati solidi in una società liquida” (2017). Tutti i libri sono editi dalla Franco Angeli.